U:SPACE – Wir sind agil und haben News!

Das U:SPACE Agil Team

Wer sind wir?

Wir – das sind ein Team der Fachabteilung Studienservice und Lehrwesen, zwei Teams des Zentralen Informatikdienstes (ZID) und ein Team der Fakultät für Informatik. Unterstützt werden wir durch ein Team der Firma Catalysts und durch ExpertInnen der Firma SER.

Wir – das sind insgesamt circa 30 Personen, die sich – gefühlsmäßig rund um die Uhr – der Entwicklung von U:SPACE widmen.

 

Unsere Arbeitsweise vor der Agilität

Vor der Umstellung auf die agile Arbeitsweise arbeiteten wir nach der klassischen Wasserfallmethode: auf die Planung folgte die Analyse, auf die Analyse die Entwicklung, auf die Entwicklung das Testen und auf das Testen die Implementierung und somit der Projektabschluss.

Bei so umfangreichen Projekten wie der Entwicklung von U:SPACE ist der Zeitraum zwischen Planung und Implementierung sehr groß. Deshalb kann es leicht passieren, dass sich in diesem Zeitraum die Anforderungen an die Software aus unterschiedlichen Gründen ändern und die Ergebnisse nicht mehr den aktuell erforderlichen entsprechen.

 

Wir arbeiten „agil“ – nicht seit 1365, aber immerhin seit 2014

agilAuch wir mussten erst durch Erfahrung erkennen, dass wir mit dieser klassischen Wasserfallmethode U:SPACE wahrscheinlich nicht erfolgreich umsetzen können. Deshalb haben wir beschlossen, eine neue Arbeitsweise auszuprobieren, die v.a. für Softwareprojekte vielversprechend und mittlerweile gut erprobt ist: die agile Softwareentwicklungs-Methode SCRUM.

Agile Softwareentwicklung bedeutet, dass laufend kleine Produkte bzw. Produktteile geplant und umgesetzt werden. In SCRUM werden diese auf Basis von fachlichen Anforderungen, die in User Stories beschrieben werden, von den Entwicklerteams in kurzen Zeitabschnitten, sogenannten Sprint Iterations, die bei uns drei Wochen dauern, analysiert, entwickelt und getestet.

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Die Produkte, häufig auch Potentially Shippable Products genannt, werden am Ende der drei Wochen an die Abteilung Studienservice und Lehrwesen übergeben. Dort werden sie fachlich getestet, zuerst von den MitarbeiterInnen und dann – falls möglich und sinnvoll – auch von Studierenden und anderen Nutzergruppen.

Wer mehr dazu wissen will, dem können wir die Website Scrum-Master.de empfehlen. Informationen zu U:SPACE und Agilität gibt es auch direkt im Portal. Zitat eines Teammitglieds:

Ein großes Plus der agilen Arbeitsweise ist für mich die direkte Kommunikation! Die Auftraggeber „dürfen“ nun nicht nur mit den Entwicklern reden, sie „sollen“ es sogar! Im unmittelbaren Austausch können Ziele hinterfragt, Umsetzungsvarianten geprüft, und Missverständnisse vermieden werden. Das spart Zeit, sorgt für ein gemeinsames Verständnis und wirkt positiv auf das Engagement.

 

Was bringt’s den Studierenden?

Viele kleine Produkte ergeben in Summe zum Beispiel den neuen Prüfungspass, die Studienübersicht oder auch die Hilfefunktion (das grüne Fragezeichen) in U:SPACE.

Beispiele für einzelne kleinere Produkte, die direkt nach Fertigstellung den Studierenden zur Verfügung gestellt werden können, sind der neue Login-Button, der nun aufgrund besserer Usability rechts oben platziert ist, oder die Einbindung von Webmail und Moodle in U:SPACE.

studisEin weiteres Beispiel ist die Realisierung eines noch viel dringenderen Anliegens von Studierenden: das einfache Finden der neuen Prüfungsleistung im Prüfungspass. Die Studierenden müssen nun nicht mehr den gesamten Prüfungspass nach der neuen Note durchsuchen, sondern werden mit dem Link in der Benachrichtigungsemail direkt zur markierten neuen Prüfungsleistung in U:SPACE geführt.

Mit der nun leicht auffindbaren neuen Note im Prüfungspass wird ein weiteres großes Plus der agilen Arbeitsweise sichtbar: wir können im Entwicklungsprozess von U:SPACE auf Feedback von Studierenden reagieren und die Anregungen möglichst zeitnah umsetzen.

An dieser Stelle ein großes Danke an die vielen Studierenden, die uns bereits tatkräftig durch Feedback und durch die Teilnahme an Fokusgruppen, Usability-Tests und Umfragen unterstützt haben. Wir freuen uns auch über weitere TeilnehmerInnen! Mehr Informationen und den Kontakt gibt es auf der Projektwebsite von U:SPACE.

Was gibt’s Neues in U:SPACE?

Zwei neue Anwendungen wurden in den letzten Monaten entwickelt:

1. U:FIND

U:FIND das neue Vorlesungs-, Personen- und Organisationsverzeichnis der Universität Wien – steht seit Mitte Dezember 2015 unter ufind.univie.ac.at zur Verfügung. Es löst damit das bestehende Vorlesungsverzeichnis und die separate Personen- und Organisationssuche ab. U:FIND ist sowohl direkt über ufind.univie.ac.at als auch über U:SPACE erreichbar.

Zu den wichtigsten neuen Funktionen im U:FIND-Vorlesungsverzeichnis zählen:ufind

  • Prüfungstermine: Erstmals werden im Vorlesungsverzeichnis auch Prüfungstermine angezeigt. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht und Planung von Terminen.
  • Lehrveranstaltungstermine: Bevorstehende Lehr- veranstaltungstermine werden hervorgehoben angezeigt. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, wie viele Termine bereits stattgefunden haben und wann der nächste geplant ist.
  • Kalenderexport: Alle Termine können mittels iCal-Funktion exportiert und in den persönlichen Kalender integriert werden.
  • Google Maps: Veranstaltungsorte für Lehrveranstaltungen und Prüfungen sind mit Google Maps verlinkt.

2. Automatische Studienzulassung

Seit Beginn der Zulassungsfrist für das Sommersemester 2016 können sich aktive Studierende der Universität Wien erstmals über U:SPACE per Mausklick zu einem zusätzlichen Bachelor- bzw. einem konsekutiven Masterstudium zulassen, sofern keine weiteren Voraussetzungen bestehen. Nach erfolgter automatischer Zulassung in U:SPACE wird die persönliche Studienübersicht sofort aktualisiert; das Warten auf eine Rückmeldung fällt weg.

Wir freuen uns, diese beiden Anwendungen Studierenden, aber auch Lehrenden, dem Universitätspersonal, sowie Studieninteressierten zur Verfügung stellen zu können. An den nächsten neuen Anwendungen wird schon gebastelt…

 

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