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Leichter lernen #3: Wie gestalte ich meine Arbeitszeit effizient? am 15. April 2020
ungefähr 5 Minuten
Themen: Digitales Studieren , Leichter lernen , Studieren , Zeitmanagement

Leichter lernen #3: Wie gestalte ich meine Arbeitszeit effizient?

Eine große Herausforderung des digitalen Studierens besteht darin, sich die Zeit richtig einzuteilen. Der dritte Teil der Serie „Leichter lernen“ des Center for Teaching and Learning (CTL) der Universität Wien soll genau dabei behilflich sein. Hier gibt es Tipps, wie ihr Struktur schaffen könnt.

Durch den Wegfall der Präsenzlehre und eures üblichen Studienalltags habt ihr möglicherweise viel Zeit, die relativ frei gestaltbar ist. Was zu anderen Zeiten ein Privileg wäre, stellt jetzt für viele Studierende eine große Herausforderung dar. Hier findet ihr einige Tipps und drei spezifische Methoden zum Zeitmanagement. Verwendet das, was euch anspricht und vergesst nicht: Meist führen mehrere Wege zum Ziel 😊

Tipps fürs Zeitmanagement

  • Essentiell für ein gelingendes Zeitmanagement ist es, einen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten zu haben: Verschafft euch diesen, bevor ihr euch in die Arbeit stürzt.
  • Lasst nur das am Arbeitsplatz liegen, was ihr benötigt. Das gilt auch für den Computer: Öffnet nur jene Anwendungen, die ihr wirklich braucht.
  • Findet heraus, wann ihr am besten arbeiten könnt und nutzt diese Zeiten entsprechend.
  • Plant den Arbeitsumfang so, dass ihr ihn realistischerweise auch erledigen könnt. Ist dies anfangs vielleicht noch schwierig, werdet ihr mit der Zeit immer planungssicherer.
  • Legt Resultate und Ziele fest, nicht nur Ereignisse oder Tätigkeiten.
  • Fixiert Endtermine für alle Tätigkeiten.
  • Legt fest, was ihr mit welcher Priorität erledigt. Lernt, das Wichtige vom Dringenden zu unterscheiden (-> Zeitmanagement-Matrix, siehe unten) und euch nicht vom Dringenden bestimmen zu lassen.
  • Reserviert längere, ungestörte Zeiträume für anspruchsvolle größere Aufgaben und kurze Zeitintervalle für Routineaufgaben (-> ABC-Analyse, siehe unten).
  • Sorgt für Abwechslung in euren Tätigkeiten.
  • Achtet darauf, Pausen zu machen, diese sind für das Lernen und Arbeiten sehr wichtig 😊. Fixiert Beginn und Ende einer Pause im Vorhinein.

Und schließlich: Seid flexibel! Zeitpläne sind nicht da, um eingehalten zu werden, sondern um die Ziele zu erreichen. Damit Zeitpläne nicht zum Selbstzweck werden ist es wichtig, dass ihr regelmäßig evaluiert, wie fortgeschritten eure Zielerreichung ist: Müsst ihr gegebenenfalls die Zeitplanung verändern oder habt ihr das Ziel gar schon erreicht?

 

Methoden des Zeitmanagements

Richtig Priorisieren: ABC-Analyse

Diese simple Methode hilft bei der Priorisierung und unterscheidet zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben. Je nach Einstufung wird den Aufgaben ein angemessener Zeitaufwand zugewiesen.

  • A-Aufgaben: Diese sind für die Zielerreichung von oberster Priorität. Da sie einen hohen „Wert“ haben, sollte für die Durchführung etwa 60-70% der Arbeitszeit eingeplant werden. Reserviert für diese Aktivitäten eure Hochleistungsphasen.
  • B-Aufgaben: Diese für die Zielerreichung wichtigen, aber nicht unbedingt notwendigen Aktivitäten erleichtern das Erreichen der Ziele. Plant deshalb 20-25% eurer Arbeitszeit dafür ein.
  • C-Aufgaben: Diese Aufgaben erleichtern auch die Zielerreichung, sind dafür aber kaum wichtig. Reserviert 5-15% eurer Arbeitszeit dafür. Es handelt sich hier meist um Routineaufgaben, die zur Vorbereitung für A-Aufgaben notwendig sind. Diese Aufgaben lassen sich sehr gut in Phasen eines Leistungstiefs oder wenn ihr nur wenig Zeit zur Verfügung habt erledigen.

Dringend oder Wichtig: Zeitmanagement-Matrix

Ähnlich der ABC-Analyse funktioniert diese Methode über die Einteilung der Tätigkeiten in vier Kategorien und ermöglicht damit eine Priorisierung.

Priorisierungsmodell

  • Im Quadranten I befinden sich Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese sollten möglichst bald erledigt werden. Wenn ihr häufig in diesem Quadranten tätig sind, ist dies auf Dauer ein großer Stresszustand.
  • Im Quadranten II geht es um langfristige Planung, Verfolgung von Projekten, Vorbeugung von Problemen im fachlichen und auch im persönlichen Bereich. Vernachlässigt ihr diesen Bereich, so führt dies zu Problemen im Bereich I. Auf der anderen Seite läuft dieser Bereich häufig Gefahr, von Aufgaben im Quadranten III überlagert zu werden.
  • Die Aufgaben in Quadranten III sind dringend und erzeugen damit eine Illusion von Wichtigkeit. Versucht, diese Aufgaben effizient zu erledigen und auch rechtzeitig „Nein“ zu sagen. Versucht, Aufgaben aus diesem Bereich zu reduzieren.
  • Im Quadranten IV befinden sich Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. Versucht, diese Tätigkeiten zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren.

Richtig Planen: ALPEN-Analyse

Diese Methode unterstützt euch bei der Planung eurer täglichen Aktivitäten. Voraussetzung ist, dass ihr bereits einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben habt 😊 Geht wie folgt vor:

A – Aufgaben und Aktivitäten notieren. Um diese notieren zu können ist es notwendig, einen Überblick über die Aufgaben zu haben.

L – Länge der Tätigkeit oder Aufgabe schätzen. Lasst euch sich nicht entmutigen, wenn die Schätzung anfänglich von der tatsächlich benötigten Zeit abweicht, mit der Zeit bekommt ihr ein gutes Gespür für eure Einschätzung.

P – Pufferzeiten einplanen. Da viele Dinge nicht gut planbar sind, sich Einiges im Arbeitsfluss ergibt und unvorhergesehene Ereignisse eintreten können, ist es sinnvoll, Pufferzeiten zu reservieren. 40% der Arbeitszeit wird im Allgemeinen dafür vorgeschlagen.

E – Entscheidungen treffen. Hier trefft ihr Entscheidungen über die Priorisierung der Tätigkeiten aus Schritt A und über eventuelle Kürzungen. Eventuell ist es notwendig, den Zeitplan anzupassen.

N – Nachkontrolle. Evaluierung, ob der Plan eingehalten werden konnte und Übertragung des Unerledigten auf den nächsten Tag.

Beginnt die Planung für den kommenden Tag am besten am Abend davor bzw. nach getaner Arbeit – damit ist sowohl die inhaltliche Anknüpfung an das bereits Erledigte gegeben wie auch die Einstimmung auf das Bevorstehende.

Studieren digital

Bis voraussichtlich 30. Juni 2020 findet der Lehrbetrieb an der Universität Wien aufgrund von SARS CoV-2 digital statt.

Was das bedeutet, wie wir die Zeit daheim bestmöglich nutzen und gemeinsam meistern können, erfahrt ihr im  Hub für Studierende.


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