Zeitmanagement: Wie gestalte ich meine Arbeitszeit effizient?

Eine große Herausforderung des (auch digitalen) Studierens besteht darin, sich selbst die Zeit gut einzuteilen. Im Studium bist du gefordert, eigenständig deine Studien-, Lern- und Arbeitszeiten zu planen. Das Center for Teaching and Learning (CTL) hat wichtige Prinzipien und drei spezifische Methoden des Zeitmanagements zusammengestellt, die dich dabei unterstützen.

Prinzipien des Zeitmanagements

• Essentiell und grundlegend für ein gelingendes Zeitmanagement ist es, einen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten zu haben: Verschaffe dir diesen, bevor du dich in die Arbeit stürzt.
• Lasse nur das am Arbeitsplatz liegen, was du benötigst. Das gilt auch für den Computer: Öffne nur jene Anwendungen, die du wirklich brauchst. Tipps zur Arbeitsplatzgestaltung findest du hier.
• Lege fest, was du mit welcher Priorität Lerne, das Wichtige vom Dringenden zu unterscheiden (→ Zeitmanagement-Matrix, siehe unten) und dich nicht vom Dringenden bestimmen zu lassen.
• Plane den Arbeitsumfang so, dass du ihn realistischerweise auch erledigen kannst. Auch wenn dies anfangs vielleicht noch schwierig ist, mit der Zeit wirst du planungssicherer.
• Lege Resultate und Ziele fest, nicht nur Ereignisse oder Tätigkeiten.
• Finde heraus, wann du am besten arbeiten kannst und nutze diese Zeiten
• Reserviere längere, ungestörte Zeiträume für anspruchsvolle größere Aufgaben und kurze Zeitintervalle für Routineaufgaben (→ ABC-Analyse, siehe unten).
• Sorge für Abwechslung in deinen Tätigkeiten.
• Achte darauf, Pausen zu machen, diese sind für das Lernen und Arbeiten sehr wichtig. Fixiere Beginn und Ende einer Pause im Vorhinein.

Und schließlich: Sei flexibel! Zeitpläne sind nicht da, um eingehalten zu werden, sondern um die Ziele zu erreichen. Damit Zeitpläne nicht zum Selbstzweck werden, ist es wichtig, dass du regelmäßig evaluierst, wie fortgeschritten deine Zielerreichung ist: Müssen Sie gegebenenfalls die Zeitplanung verändern oder haben Sie das Ziel gar schon erreicht?

Methoden des Zeitmanagements

Richtig Priorisieren: ABC-Analyse

Diese simple Methode hilft bei der Priorisierung und unterscheidet zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben. Je nach Einstufung wird den Aufgaben ein angemessener Zeitaufwand zugewiesen.

• A-Aufgaben: Diese sind für die Zielerreichung von oberster Priorität. Da sie einen hohen „Wert“ haben, sollte für die Durchführung etwa 60-70% der Arbeitszeit eingeplant werden. Reserviere für diese Aktivitäten deine Hochleistungsphasen.
• B-Aufgaben: Diese für die Zielerreichung wichtigen, aber nicht unbedingt notwendigen Aktivitäten erleichtern das Erreichen der Ziele. Plane deshalb 20-25% deiner Arbeitszeit dafür ein.
• C-Aufgaben: Diese Aufgaben erleichtern auch die Zielerreichung, sind dafür aber kaum wichtig. Reserviere 5-15% deiner Arbeitszeit dafür. Es handelt sich hier meist um Routineaufgaben, die zur Vorbereitung für A-Aufgaben notwendig sind. Diese Aufgaben lassen sich sehr gut in Phasen eines Leistungstiefs oder wenn du nur wenig Zeit zur Verfügung hast erledigen.

Dringend oder Wichtig: Zeitmanagement-Matrix

Ähnlich der ABC-Analyse funktioniert diese Methode über die Einteilung der Tätigkeiten in vier Kategorien und ermöglicht damit eine Priorisierung.

• Im Quadranten I befinden sich Aufgaben, die dringend und wichtig Diese sollten möglichst bald erledigt werden. Wenn du häufig in diesem Quadranten unterwegs bist, bedeutet dies auf Dauer einen großen Stresszustand.
• Im Quadranten II geht es um langfristige Planung, Verfolgung von Projekten, Vorbeugung von Problemen im fachlichen und auch im persönlichen Bereich. Vernachlässigst du diesen Bereich, so führt dies zu Problemen im Bereich I. Auf der anderen Seite läuft dieser Bereich häufig Gefahr, von Aufgaben im Quadranten III überlagert zu werden.
• Die Aufgaben in Quadranten III sind dringend und erzeugen damit eine Illusion von Wichtigkeit. Versuche, diese Aufgaben effizient zu erledigen und auch rechtzeitig „Nein“ zu sagen. Versuche zudem, Aufgaben aus diesem Bereich zu reduzieren.
• Im Quadranten IV befinden sich Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind. Versuche, diese Tätigkeiten zu eliminieren oder zumindest zu reduzieren.

Richtig Planen: ALPEN-Analyse

Diese Methode unterstützt dich bei der Planung deiner täglichen Aktivitäten. Voraussetzung ist, dass du bereits einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben hast. Gehe wie folgt vor:

A         Aufgaben und Aktivitäten notieren. Um diese notieren zu können, ist es notwendig, einen Überblick über die Aufgaben zu haben.

L          Länge der Tätigkeit oder Aufgabe schätzen. Lasse dich nicht entmutigen, wenn die Schätzung anfänglich von der tatsächlich benötigten Zeit abweicht, mit der Zeit bekommst du ein gutes Gespür dafür.

P          Pufferzeiten einplanen. Da viele Dinge nicht gut planbar sind, sich Einiges im Arbeitsfluss ergibt und unvorhergesehene Ereignisse eintreten können, ist es sinnvoll, Pufferzeiten zu reservieren. 40% der Arbeitszeit wird im Allgemeinen dafür vorgeschlagen.

E          Entscheidungen treffen. Du entscheidest über die Priorisierung der Tätigkeiten aus Schritt A und über eventuelle Kürzungen. Eventuell ist es notwendig, den Zeitplan anzupassen.

N         Nachkontrolle. Evaluierung, ob der Plan eingehalten werden konnte und Übertragung des Unerledigten auf den nächsten Tag.

Beginne die Planung für den kommenden Tag am besten am Abend davor bzw. nach getaner Arbeit – damit ist sowohl die inhaltliche Anknüpfung an das bereits Erledigte gegeben wie auch die Einstimmung auf das Bevorstehende.

Solltest du beim Lernen öfter mit Prokrastination zu kämpfen haben oder Planungsfehler auftreten, dann können dir diese beiden Beiträge weiterhelfen:

• Prokrastination: Warum wir aufschieben
• Zeitmanagement: Wie vermeide ich Planungsfehler und Prokrastination?